48 Minuten. So lange hat es gedauert, diesen Beitrag zu schreiben. 48 Minuten ohne Unterbrechung haben also genügt, um intensiv an einem Thema zu arbeiten. Ein Thema, das viele Menschen und mittlerweile auch immer mehr Unternehmen als ein Problem ansehen.

In der aktuellen Ausgabe der “Zeit” vom 09.11.2006 ist ein längerer Artikel mit dem Titel “Der Fluch der Unterbrechung” zu lesen. Jürgen von Rutenberg beschreibt darin ein Problem unser Arbeitsumgebung, die immer mehr von Unterbrechungen bestimmt wird, statt von tatsächlicher Arbeit. Unterbrechungen zerbrechen dabei förmlich unseren Tag und unsere Zeit wird in immer kleinere Zeithappen unterteilt. So lange bis nichts mehr davon übrig bleibt. Ein paar Zahlen zur Veranschaulichung von der amerikanischen Computerwissenschaftlerin Gloria Mark von der University of California, die auch im Zeit-Artikel zitiert werden: 25 Minuten dauert es, bis eine unterbrochene Arbeit fortgesetzt wird. In der Zwischenzeit kümmern wir uns um mindestens zwei weitere Aufgaben.

Dann muß erneut der Anschluß an die aktuelle Aufgabe gefunden werden. Dabei gehen der amerikanischen Volkswirtschaft rund 588 Milliarden Dollar pro Jahr verloren. Das Bruttosozialprodukt der USA betrug im Vergleich dazu 10400 Milliarden Dollar laut dem CIA World FactBook. Also rund ein halbes Prozent wird durch Unterbrechungen im Arbeitsalltag zerstört. Zum Vergleich: Das Bruttoinlandsprodukt der Bundesrepublik belief sich laut dem statistischen Bundesamt 2005 auf 2241 Milliarden Euro. Somit wäre also eine vergleichbare Zahl für die Bundesrepublik bei etwa 100 Milliarden. Nun läßt sich natürlich die Bundesrepublik nicht direkt mit der Wertschöpfung in den USA vergleichen, aber der Vergleich taugt zumindest für einen Vergleich der Größenordnung.

Unterbrechungen finden dabei fast überall statt. Angefangen beim Telefon, sowohl dem am Arbeitsplatz, als auch durch das private Handy, das uns ständig begleitet, wenn es nicht ausgeschaltet werden muss während der Arbeitszeit. Zu den Unterbrechungen gehören weiterhin SMS, E-;Mails und das mittlerweile recht verbreitete Instant Messaging mittels Skype, AIM, ICQ und wie sie alle heißen. Dabei scheint es, daß wir förmlich auf diese Unterbrechungen warten. Ständig wird kontrolliert, ob nicht doch eine E-Mail eingegangen ist, eine SMS verpasst wurde. In Schnitt soll etwa alle 11 Minuten eine Unterbrechung dafür sorgen, dass wir nicht unserem Gedankenfluß nachgehen können. Einen klaren Gedanken zu fassen, ihn zu wenden, zu drehen und auch zu Ende zu bringen fällt somit schwerer als je zuvor.

Welche Möglichkeiten bestehen sich nicht mehr unterbrechen zu lassen? Der Kunde, der Chef, der Kollege. Alle wollen einen sofort erreichen. Nichts hat mehr Zeit und dabei wird oftmals vergessen, daß es einen Unterschied zwischen “dringend” und “wichtig” gibt. Prof. Dr. Seiwert plädiert schon seit langem dafür, daß die eigene Todo-Liste in die vier Bereiche wichtig, dringend, später und Rundablage eingeteilt wird. Leider wird “dringend” und “wichtig” in der heutigen Zeit mehr und mehr verwechselt. Daß damit wichtige Entscheidungen oftmals in den Hintergrund gedrängt werden und Dringendes die Zeit verstopft, ist eine Tatsache, die man selbst nur zu gerne leugnet.

Aber wie kann man sich selbst ein wenig Freiraum schaufeln und sich nicht von den Unterbrechungen ablenken lassen? Ein Selbständiger hat dabei sicherlich mehr Optionen als ein angestellter Mitarbeiter, aber auch dort lassen sich zahlreiche Maßnahmen treffen, die Arbeitszeit wieder also solche frei zu bekommen.

Ein paar Tipps für den Alltag

Fangen wir bei Telefon und Mobilfunk an. Stellen Sie öfters den Anrufbeantworter an. Aber natürlich auf leise gestellt, sonst findet die Unterbrechung dennoch ihr Ziel. Die meisten Handys lassen sich auch heute noch ausschalten und falls das zu extrem erscheint, gibt es immer noch die Profileinstellungen für die Sitzung und für das Kino, damit Ruhe herrscht.

Am Computer lauern die nächsten Unterbrecher in Form von Email- und Chat-Programmen. Eine einfache Möglichkeit besteht beim Email-Programm darin, dass die Abholfrequenz für neue Emails auf einen höheren Wert eingestellt wird. Also statt der fünf Minuten, lassen sich auch 30 oder 60 Minuten einstellen und damit ist eine wichtige Quelle bereits eingedämmt. Manche schwören gar darauf, das Emailprogramm nur noch zweimal am Tag zu starten. Um dann in fünf bis zehn Minuten alles Wichtige zu lesen und zu beantworten. Bestellen Sie außerdem alle Newsletter ab und stellen Sie bei abonnierten Maillisten auf den sogenannten Digest-Mode um, der alle Nachrichten nur noch als einmalige Gesamtnachricht pro Tag ausliefert.

Chat-Programme wie Skype, AIM oder Messenger können ebenfalls so eingestellt werden, daß eine Unterbrechung nicht erfolgt, sondern lediglich eine Nachricht hinterlassen wird. Ähnlich den “Nicht stören”-Schild im Hotel. Wenn Freiräume geschaffen sind, besteht immer noch die Möglichkeit den Status wieder auf “Online” zu ändern.

Nutzen Sie bereits RSS und damit eine RSS-Reader oder einen RSS-Ticker? Überlegen Sie, ob Sie den Ticker wirklich brauchen oder ob nicht ein normaler RSS-Reader genauso reicht, der dann ein bis zweimal am Tag kontrolliert werden kann. Stellen Sie auch da die Benachrichtigungsfunktion ab, wenn Sie nicht gerade als Börsenmakler auf Aktuelles angewiesen sind.

Auch hilft es den virtuellen Desktop am Bildschirm frei von Ablenkungen zu machen. Alles was das Auge ablenkt ist ein potentieller Unterbrecher und sollte aus dem Blickfeld verschwinden. Unter Windows gibt es beispielsweise die Windows-Taste. Mit der Kombination “Windows-M” werden alle aktiven Programme verkleinert und der “Schreibtisch” ist erst einmal leer. Ähnliches gibt es auch auf dem Mac.

Und zuletzt sollten Sie ihre Bürotür zumachen oder der Sekretärin sagen, daß keine Unterbrechungen erfolgen dürfen. Außer es ist vielleicht der Chef höchstpersönlich. Schließlich wollen Sie ja etwas getan bekommen. Und zwar etwas Wichtiges und nicht nur nur die drängenden Punkte auf der Todo-Liste.

Viele schrecken davor zurück, die oben genannten Punkte tatsächlich umzusetzen, da sie Angst haben, etwas zu verpassen. Nicht verfügbar zu sein, scheint heute schlimmer, als in Arbeit vertieft zu sein. Also fangen Sie mit einem kleinen Schritt an. Deshalb auch der Titel des Beitrags “48 Minuten Arbeitszeit”.

48 Minuten. Das ist die Zeit, die nach der obigen Umstellung an einem Stück gearbeitet werden sollte. 48 Minuten sind nicht zu lange, schließlich müssen Schüler ebenfalls 45 Minuten lang den Unterricht ertragen, bevor es in die Pause geht. Nach 48 Minuten beginnt die Pause. 12 Minuten Pause. Dann ist die Stunde voll und der nächste Abschnitt kann beginnen. In der Pause bleibt Zeit für die notwendigen Kontrollen. Email, Chat und Telefon können genutzt werden. Oder machen Sie eine wirkliche Kaffeepause.

Die Weisheit stammt nicht von mir. Sondern Felix Geisendörfer hat sie in seinem Blog ThinkingPHP beschrieben. Und seit er sich selbst dran hält, gelingt ihm wieder mehr. Er ist zufriedener mit dem was er in seinen 48 Minuten Arbeitszeit erreicht. Und er hat sich auch seine Pause verdient. Seit ich bei ihm den Tipp gelesen habe, mach ich es immer öfters auch so. Und siehe da, es gelingt und nach 48 Minuten Schreibarbeit gönne ich mir jetzt meine Kaffeepause.

Aber warum 48 Minuten fragen Sie immer noch. Tja, warum eigentlich nicht!