Dank neuer technologischer Entwicklungen können wir heutzutage mit so ziemlich jedem überall auf der Welt sprechen. Videokonferenzen ermöglichen es uns der Stimme nun auch ein Gesicht zu geben.

Wie mit jeder neuen Form der Kommunikation müssen wir auch in diesem Fall erst erlernen, wie wir die Geräte richtig bedienen. Unablässig vor einer Videokonferenz: Ein Test der Geräte, um sicherzugehen, dass alles richtig funktioniert.

Im Folgenden sind einige Tipps aufgelistet, die Ihnen helfen, Ihre Videokonferenzgeräte gewissenhaft zu prüfen.

1. Alle Geräte zurechtlegen

Bevor Sie die Konferenz starten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles beisammen haben, was Sie brauchen werden. Dazu gehören ein Internetzugang und eine Stromquelle für die Geräte. In Ausnahmefällen werden Sie möglicherweise auch einen Plan B benötigen. Das kann zum Beispiel der Zugriff auf eine alternative Energiequelle sein, für den Fall, dass der Strom ausfällt.

2. Häufige Probleme bedenken

Stellen Sie sicher, dass Sie sich über einige gängige Probleme bewusst sind, die während einer Videokonferenz auftreten können, und darüber wie Sie sie beheben können. Einige dieser Probleme sind:

- Audio- und Videogeräte nicht an die Stromquelle angeschlossen
- Ein- und Ausgabegerät nicht angeschlossen
- Lautsprecher, Freisprecheinrichtung und Mikrofone nicht angeschlossen
- Kamera oder Kameras nicht angeschlossen
- Ungültige IP-Adresse

Wenn Sie diese gängigen Probleme schon vor Beginn überprüfen, sollten Sie die Ausfallrisiken während Ihrer Videokonferenz minimieren können.

3. Legen Sie alles, was Sie während der Konferenz brauchen werden, schon vorher bereit

Präsentationen, Ablaufpläne, und anderes Material, das Sie benötigen: – stellen Sie sicher, dass alles schon vor Beginn bereit ist. Sie wollen schließlich nicht den Raum verlassen müssen, um das benötigte Material zu suchen.

4. Testen Sie das System mit allen, die an der Konferenz teilnehmen

Stellen Sie sicher, dass alle, die an der Konferenz teilnehmen werden, die entsprechenden Geräte besitzen. Das ist die ideale Gelegenheit um einen Versuchslauf mit dem System durchzuführen, und etwaige Probleme an den Geräten zu beheben.

5. Audio-Test

überprüfen Sie, dass keine Rückkopplung oder irgendeine Form von Echo auftritt. überprüfen Sie die Lautstärke, und testen Sie ob sie zu laut oder leise ist.

6. Video-Test

überprüfen Sie, dass das Bild so scharf wie möglich ist.

Denken Sie daran, dass jedes Meeting langweilig werden kann, auch eine Videokonferenz. Versuchen Sie das Zusammentreffen so kurz wie möglich zu halten.

Wenn Sie zu den Glücklichen gehören, die eine technische Abteilung haben, kann es nicht schaden, diese auch mit im Raum zu haben, für den Fall, dass etwas schiefgeht und Sie nicht in der Lage sind, es selbst zu beheben.

Videokonferenzen können auf den ersten Blick etwas einschüchternd wirken, aber mit der richtigen Vorbereitung kann kaum etwas schiefgehen.